Как гибридный офис становится новой реальностью

Как гибридный офис становится новой реальностью

Станислав Мешков, CEO компании UnSpot, разрабатывающей решения для организации гибридного офиса, рассказывает, почему бизнесу выгодна эта модель. И не только с экономической точки зрения.

Три аргумента в пользу гибридного офиса

Пандемия коронавируса трансформировала мир, и многие изменения прочно вошли в нашу жизнь. Так, компании больше не обязаны держать часть коллектива на удалёнке. Но на смену дистанционному формату
пришел гибридный, когда одни сотрудники работают онлайн, а другие – офлайн и каждый может выбрать, где он будет трудиться сегодня – в офисе или дома. Почему такой вариант стал популярен?

1. Нежелание сотрудников возвращаться в офис

В январе 2021 года, когда эпидемиологическая ситуация начала стабилизироваться и в Москве было отменено требование об удаленной работе 30% сотрудников компаний, портал SuperJob провел исследование. Его результаты показали, что больше половины москвичей (52%) не
желают возвращаться в офис.

Удалёнка привлекает людей прежде всего возможностью работать в своем графике (67%), а также экономией времени и денег на поездках в офис (18%). К такому выводу пришли эксперты TalentTech и FL.ru,
опросив фрилансеров, которые работают в таком
режиме всегда. Самоизоляция помогла оценить эти преимущества и штатным сотрудникам. Однако, как показали результаты опроса JLL, совсем отказаться от офисной жизни они не готовы – 50% хотят трудиться в комбинированном
графике. Этот тренд подтверждают и сотрудники российского ИТ-гиганта Mail.ru Group: работать в гибридном формате хотят 65% из них, компания уже начала переход на гибридную
модель.

Гибридный офис – единственно правильный ответ бизнеса на новый запрос специалистов. Можно дать людям возможность работать дома и посещать офис по желанию или необходимости (приезжать на встречи с
клиентами, мозговые штурмы с командой и т. д.).

Компаниям действительно выгодно думать о комфорте своих сотрудников. Так, ученые Университета Warwick (Великобритания) еще в 2015 году обнаружили
прямую связь между счастьем и продуктивностью: у счастливых людей она на 12% выше. Дополнительный бонус: за счет уменьшения количества сотрудников в офисе можно оптимизировать площади, добавив в
них больше жизни. Например, коллектив наверняка оценит зону отдыха, мягкие кресла и игровую приставку.

2. Необходимость сокращения издержек

Пандемия и связанные с ней ограничения больно ударили по компаниям самых разных отраслей. Согласно исследованию Forbes и НАФИ, каждая пятая организация (22%)
была вынуждена сократить бюджеты, а каждая четвертая (24%) – уменьшить количество филиалов или точек продаж. С падением спроса столкнулись две трети компаний (66%), а с сокращением выручки – 76%.

Всё это побуждает бизнес искать способы сэкономить, и снижение стоимости аренды – один из них. Как в этом поможет гибридный офис? Очень просто: поскольку одновременно в помещении будет находиться
гораздо меньше людей, можно уменьшить количество рабочих столов и сократить занимаемую площадь, а значит, и арендную плату. По данным UnSpot, экономия на этой статье может составить до 50%.

3. Тренд на цифровизацию

Безликие опенспейсы с их графиком 5/2 становятся пережитком прошлого, и пандемия только усилила этот тренд. Если компания заинтересована в привлечении молодых талантов, она должна соответствовать
их ожиданиям. И не только зарплатным, но и касающимся формата работы и технической оснащенности рабочих мест.

Для реализации концепции гибридного офиса необходимы как минимум современные компьютеры, поддерживающие функции удаленного рабочего места: чтобы сотрудник мог на любом устройстве ввести логин и
пароль и увидеть свой рабочий стол с необходимыми файлами и программами.

Hot Desking как основа гибридного офиса

Реализовать концепцию гибридного офиса и сэкономить на аренде помогает внедрение Hot Desking-решения. Термин можно перевести как «горячие столы». Принцип очень прост: когда сотрудник хочет
поработать в офисе, он заходит в приложение на своем смартфоне или на сайт и в пару кликов бронирует любой свободный стол на виртуальной карте офиса. При этом места сотрудников, которые работают в
офисе постоянно, будут закреплены за ними и недоступны для бронирования.

Как гибридный офис становится новой реальностью

У такого подхода много плюсов и помимо уменьшения расходов на аренду:

  • Больше воздуха. Ежедневно в офисе присутствует только часть коллектива, а работать, когда никто не вторгается в личное пространство, гораздо комфортнее.

  • Соблюдение санитарных требований. Дезинфицировать поверхности проще, когда они свободны.

  • Хорошая атмосфера в коллективе. Сидя каждый раз с новым коллегой, сотрудники знакомятся. Это положительно сказывается на эффективности работы: иногда в процессе обсуждения задачи с человеком из
    другого подразделения рождается нестандартное решение.

  • Минимализм. Сотрудники не размещают на столах личные вещи (для этого должны быть предусмотрены специальные хранилища), и офис перестает быть захламленным.

  • Приятный бонус: внедрение Hot Desking позитивно влияет и на продуктивность. Британский психолог Крейг Найт (Craig Knight) пришел к выводу, что возможность выбора рабочего места может повысить
    производительность умственного труда на 25% и даже более.

    От бронирования переговорок – к бронированию столов

    Первым шагом на пути к Hot Desking может стать внедрение в компании системы бронирования переговорных комнат. По оценкам UnSpot, это позволит добиться экономии на аренде до 20%.

    Сотрудникам не придется осуществлять бронирование через секретаря – всё можно сделать самостоятельно с компьютера, смартфона или планшета, размещенного у входа в каждую переговорную комнату. Таким
    образом, исключается человеческий фактор и компания забывает о ситуациях, когда переговорка оказывается забронирована двумя людьми на одно и то же время.

    Перенос процесса бронирования переговорных комнат в «зону ответственности» технологий позволит бизнесу грамотно управлять помещениями: оценить востребованность каждой переговорки, увеличить
    плотность ее использования и отказаться от планов по расширению или вовсе от нескольких помещений и тем самым уменьшить арендную плату.

    Вызов № 1: сохранить эффективность коммуникации

    Пожалуй, главный вопрос, который встает перед компанией, переходящей на гибридный офис: как сделать это без потери эффективности коммуникации между сотрудниками, находящимися на рабочем месте, и
    теми, кто в этот день работает из дома?

    На помощь придут сервисы видео-конференц-связи, и использовать их можно не только для обсуждения рабочих вопросов. Например, в PayPal появились виртуальные пространства, в которых люди, находящиеся
    в разных местах, могут встречаться «за чашкой кофе». А в Mail.ru Group разработали онлайн-платформу, чтобы сотрудники могли повеселиться на дне рождения компании.

    Будущее гибридного офиса

    В сегодняшних реалиях гибридный офис – наиболее перспективный формат как для работодателей, так и для сотрудников. Как показали результаты опроса, проведенного аналитическим центром «Битрикс24», внедрить его планируют 53% российских компаний.

    Пока такой подход к рабочему графику для многих в новинку. Но можно уверенно говорить, что за ним будущее. И предпринимателям, которые зациклены на присутствии сотрудников в офисе по восемь часов
    пять дней в неделю, лучше пересмотреть свои взгляды, чтобы успеть подготовиться к новой реальности и не упускать талантливых специалистов.

    Гибридная работа Удаленная работа

    Источник